Perjalanan Dinas Pimpinan

MAKALAH

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

            











DISUSUN OLEH : KELOMPOK 5

1.      DINA SEPTIARAWATI                         (05)

2.      EMA WAHYU NINGSIH                      (20)

3.      FHARA AYUNDIA IKE ANDANI        (32)

SMK NEGERI 1 SURABAYA

JL. SMEA NO.4, WONOKROMO SURABAYA

TELP. 031-8292038 FAX. 031-8292039, EMAIL : INFO@SMKN1-SBY.SCH.ID

HTTP://WWW.SMKN1-SBY.SCH.ID

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas petunjuk dan rahmat-Nya penyusun dapat menyelesaikan makalah tentang “Perjalanan Dinas Pimpinan” dengan baik dan tepat waktu. Makalah ini disusun guna memenuhi tugas mata pelajaran Humas dan Keprotokolan.

Semoga dengan membaca makalah ini dapat memberi manfaat bagi kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai perjalanan dinas pimpinan, khususnya bagi penyusun. Memang makalah ini masih jauh dari sempurna, maka penyusun mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi perbaikan menuju arah yang lebih baik.

Surabaya, 19 Januari 2016

                 Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................ii

DAFTAR ISI.....................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN..................................................................................1

            A.    Latar Belakang........................................................................................1

            B.     Rumusan Masalah....................................................................................1

            C.    Tujuan.....................................................................................................1

          BAB II PEMBAHASAN..................................................................................2  
                A.    Mendeskripsikan Perjalanan Dinas Pimpinan..........................................2

                     A.1. Pengertian Perjalanan Dinas Pimpinan.............................................2

                     A.2. Macam-macam Perjalanan Dinas Pimpinan.....................................2

                     A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Pimpinan..........................3

                     A.4. Persiapan Perjalanan Dinas.............................................................4                                       

                B.  Penanganan Perjalanan Dinas Pimpinan..................................................7

                     B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan...................................7

                     B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas................................................8

         BAB III PENUTUP...........................................................................................9

                   A. Kesimpulan...............................................................................................9

         DAFTAR PUSTAKA......................................................................................10

BAB I

PENDAHULUAN

A.                     Latar Belakang

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena adanya berbagai kepentingan, antara lain adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar, diklat, tender, janji perusahaan, perpajakan, kerjasama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan sosial dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan dinas pimpinan tersebut, pimpinan tidak perlu mempersiapkan semuanya sendiri karena segala sesuatunya sudah dipersiapkan sekretaris, dan seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang salah satunya adalah pengaturan dan mempersiapkan perjalanan dinas.

B.                      Rumusan Masalah

1.        Bagaimana deskripsi perjalanan dinas pimpinan?

2.        Bagaimana melaksanakan penanganan perjalanan dinas pimpinan?

C.                      Tujuan

Adapun tujuan-tujuan yang dari makalah “ Perjalanan Dinas Pimpinan” adalah sebagai berikut :

1.      Agar mengerti dan memahami pengertian perjalanan dinas pimpinan

2.      Agar mengerti dan memahami macam-macam perjalanan dinas pimpinan

3.      Agar mengerti dan memahami tata cara perjalanan dinas pimpinan

4.      Agar mengerti dan memahami dokumen perjalanan dinas pimpinan

5.      Agar mengerti dan memahami transportasi dan akomodasi perjalanan dinas pimpinan

6.      Agar mengerti dan memahami jadwal perjalanan dinas pimpinan

7.      Agar mengerti dan memahami laporan perjalanan dinas pimpinan

BAB II

PEMBAHASAN

A.           Mendeskripsikan Perjalanan Dinas Pimpinan

A.1. Pengertian Perjalanan Dinas Pimpinan

       - Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, sedangkan dinas diartikan sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.

       - Perjalan dinas pimpinan diartikan sebagai suatu kegiatan pimpinan yang berpergian ke suatu tempat-tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas kewajiban kantor.

A.2. Macam-macam Perjalanan Dinas Pimpinan

       a. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi 2, yaitu :

Ø  Perjalanan bisnis dalam negeri

Ø  Perjalanan bisnis luar negeri

b. Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi 3, yaitu:

Ø Perjalanan Lewat Darat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan mobil perusahaan, travel, bus atau kereta api.

Ø Perjalanan Lewat Laut

Perjalanan dinas lewat laut dapat memanfaatkan berbagai fasilitas pelayanan yang ditawarkan oleh beberapa perusahaan armada laut.

Ø Perjalanan Lewat Udara

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat efektifitas dan efisiensinya.

c. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi:

Ø Perjalanan dinas untuk rakernas

Ø Perjalanan dinas untuk seminar nasional

Ø Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja

Ø Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan

Ø Perjalanan dinas untuk pelantikan

Ø Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama

Ø Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial

Ø Perjalanan dinas untuk tender

Ø Perjalanan dinas untuk acara seremonial

Ø Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

A.3. Tata Cara Pelaksanaan Perjalanan Dinas Pimpinan

1.  In House Travelling Department (Divisi Perjalanan)

     In House Travelling Department adalah divisi/bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan menginap, seat mengurus keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.

2.  Travel Bureau (Biro Perjalanan)

     Dalam hal ini, administrasi kantor/sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya. Administrasi kantor/sekretaris bertanggung jawab dalam membuat pengendalian perjalanan (travel checklist) untuk mengurus dokumen yang diperlukan, seperti paspor, visa, fiskal, pembelian tiket, pemesanan hotel, yang dikehendaki, sampai dengan pemesanan tempat yang akan dikunjungi untuk suatu kegiatan dalam perjalanan bisnis.

     3.  Administrasi kantor/sekretaris

     Apabila pimpinan meminta administrasi kantor/sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti mempersiapkan semua dokumen, perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.

A.4. Persiapan Perjalanan Dinas

 a. Persiapan Transportasi

     Persiapan transportasi yang akan dipilih meliputi darat,laut dan udara. Setiap pilihan transportasi tersebut memerlukan persiapan yang berbeda.

     Persiapan yang harus dilakukan pada saat menggunakan transportasi darat adalah ;

·         Membawa identitas pribadi

·         Dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan

·         Membawa peta kota tujuan

·         Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan

·         Konfirmasikan pemesanan hotel

Persiapan yang harus dilakukan pada saat menggunakan transportasi laut

adalah :

·           Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·           Siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat

·           Siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·           Konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·           Membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali

·           surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa

·           persiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

·           usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan

Transportasi udara menggunakan pesawat terbang. Persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·         siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat

·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·         periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum

·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa

·         persiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

·         usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

       

b.    Persiapan akomodasi

        akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupun harga yang ditentukan.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :

v  Pemesanan kamar

v  Check in

v  Cara pembayaran

v  Check out

c.    Persiapan Keuangan

        adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan dinas. Ada beberapa biaya yang diperlukan yaitu :

·         Biaya transportasi

·         Biaya akomodasi

·         Biaya acara kegiatan

·         Uang saku

·         Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan )

·         Biaya lain-lain

Selain biaya, masih harus menyiapkan alat pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas yaitu :

§  Uang tunai

Adalah uang yang diterima secara umum sebagai alat pembayaran yang syah. Bila ke luar negeri sebaiknya menyiapkan uang asing dari negara yang dituju.

§  Kartu kredit

Adalah kartu yang dikeluarkan oleh bank. Kartu kredit meminjamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening tabungan.

§  Traveller cek

Adalah alat pembayaran semacam cek yang dibuat khusus untuk orang yang berpergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan.

§  Letter of credit

Adalah alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang jumblahnya besar selama perjalanan.

d.      Persiapan Dokumen

          adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan dinas sesuai

          dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

          Kegunaan dokumen adalah :

o   Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya

o   Sebagai alat bukti/ data suatu keterangan

o   Melestarikan dokumen dari kemusnahan

o   Sebagai bahan penelitian

o   Mengembangkan koleksi dokumen

o   Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

                 Macam-macam dokumen perjalanan dinas yaitu :

1.      Dokumen internal

v  Surat tugas

v  Surat perintah perjalanan dinas

v  Jadwal perjalanan dan peta

v  Petunjuk akomodasi

v  Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

2.      Dokumen eksternal

v  Paspor

v  Visa

v  Kartu sehat/yellow card

v  Asuransi

v  KTP dan surat-surat penting lainnya

v  Fiskal

v  Exit Permit

      

B.                 Penanganan Perjalanan Dinas Pimpinan

B.1. Mengatur Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan

        Jadwal perjalanan sebaiknya dibuat tidak terlalu ketat. Pengaturan waktu pertemuan yang satu dengan yang lainnya jangan dibuat terlalu berdekatan, sediakan waktu untuk perjalanan dari satu tempat ke tempat pertemuan lain. Dengan demikian, pikiran dan tenaga tetap segar, sehingga seluruh acara perjalanan dinas pimpinan akan terlaksana dengan baik dan tujuan perjalanan dinas dapat mencapai target sesuai dengan rencana kegiatan yang telah ditetapkan perusahaan.

1.      Cara menyusun jadwal perjalanan bisnis

Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu pimpinan dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan. Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan ini, diantaranya berpedoman pada timetable dari semua perusahaan transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan dinas ini.

2.      Langkah-langkah menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas

Langkah-langkah yang harus dilakuakan sekretaris dalam menyusun atau mengatur jadwal perjalanan dinas, yaitu sebagai berikut :

a.       Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan selama acara perjalanan dinas tersebut.

b.      Mempelajari Timetable. Timetable adalah buku berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan, waktu kedatangan atau tiba di tempat tujuan, dan jenis alat transportasi apa yang digunakan.

B.2. Membuat Laporan Perjalanan Dinas

        Apabila semua kegiatan perjalanan dinas telah selesai dilaksanakan, tugas akhir yang harus diselesaikan seorang administrasi kantor atau staff dibagian perjalanan dinas adalah membuat laporan perjalanan dinas

Ada dua laporan perjalanan dinas yang harus dibuat, antara lain membuat laporan tentang hasil perjalanan dinas dan laporan pembiayaan perjalanan dinas.

B.2.1. Laporan Hasil Perjalanan Dinas

    

Setelah pimpinan selesai melaksanakan tugas perjalanan dinas, administrasi kantor atau staf yang bertanggung jawab membuat laporan tentang apa saja yang telah dilakukan selama perjalanan dinas. Inti dari laporan berkaitan dengan tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, seperti berapa lama perjalanan dinas tersebut dilakukan, kapan berangkat, dan kapan pulang kembali.

B.2.2 Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Setelah acara perjalanan dinas pimpinan selesai, ada satu lagi tugas penting untuk seorang administrasi kantor, yaitu menyusun laporan keuangan yang telah dikeluarkan untuk membiayai perjalanan dinas pimpinan tersebut.

Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor dalam menyusun laporan keuangan biaya perjalanan dinas pimpinan, yaitu sebagai berikut :

v  Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang

v  Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut kedalam pos-pos. Misalnya, pos biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment, pos biaya makan dan minum, dan pos pengeluaran lainnya

v  Menjumlah secara keseluruhan pos keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk perjalanan dinas pimpinan.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perjalanan dinas pimpinan adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas berbeda dengan perjalanan biasanya. Peran administrasi kantor atau seseorang sekretaris sangat penting, karena dengan adanya administrasi atau sekretaris yang memiliki pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dnegan perjalanan dinas, maka perjalanan dinas dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada.

DAFTAR PUSTAKA

WWW.ACADEMIA.EDU/12071069/PERJALANAN_DINAS

Modul Pembelajaran Humas dan Keprotokolan (Siti Nurmala,S.Pd,MM)

Https://dyahayyu84.wordpress.com/2014/04/30/perjalanan-dinas/

Martadayken.blogspot.co.id/2014/12/tentang-perjalanan-dinas.html?m=i